Chiều ngày 27/8/2009, Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai Phạm Thế Dũng đã chủ trì cuộc họp giữa lãnh đạo tỉnh và một số sở, ban ngành với Công ty tổ chức sự kiện Sơn Lâm (Hà Nội) nhằm thông qua kịch bản chính thức lễ khai mạc và bế mạc Festival Cồng chiêng Quốc tế Gia Lai lần thứ I.
Cụ thể, lễ khai mạc Festival sẽ diễn ra vào lúc 20:00 ngày 12/11/2009 tại Quảng trường 17-3 (TP. Pleiku) với thời lượng 90 phút kể cả phần nghi lễ khai mạc, bao gồm 4 chương, 14 cảnh diễn thể hiện các chủ đề: Thiên nhiên, đất và người Gia Lai; Không gian văn hóa cồng chiêng Tây Nguyên, Hội nhập và phát triển; Sức sống cồng chiêng kết nối khối đại đoàn kết dân tộc. Lễ bế mạc được tổ chức vào 20:00 ngày 15/11 cũng tại Quảng trường 17-3 với 7 cảnh diễn cùng phần Diễu hành đường phố (chia thành 10 nhóm biểu diễn) nhằm thể hiện không khí lễ hội văn hóa, du lịch tưng bừng và đậm nét Tây Nguyên. Cả chương trình khai mạc và bế mạc huy động khoảng 2.000 diễn viên chuyên và không chuyên, được truyền hình trực tiếp trên sóng của Đài Truyền hình Việt Nam.
Tại cuộc họp, hầu hết các ý kiến đều nhất trí với kịch bản lễ khai mạc và bế mạc do Công ty TNHH Sơn Lâm trình bày. Chủ tịch UBND tỉnh Phạm Thế Dũng nhấn mạnh: Cần tổ chức lễ khai mạc và bế mạc sao cho xứng tầm với một Festival mang tầm quốc tế và khu vực, qua đó thể hiện được bản sắc các dân tộc Gia Lai và Tây Nguyên nói chung; đồng thời làm bật lên được ý nghĩa của Không gian văn hóa cồng chiêng Tây Nguyên vốn đã được công nhận là Di sản phi vật thể và Kiệt tác truyền khẩu của nhân loại.