Theo kế hoạch, các đơn vị sẽ nắm bắt thông tin, lập danh sách đại biểu gửi về Tiểu ban Lễ tân-Hậu cần và cố gắng chốt danh sách sớm. Dự kiến có khoảng 1.000 đại biểu quốc tế, các bộ, ngành trung ương, các tỉnh thành và đại biểu địa phương về dự Carnaval Hạ Long 2014. Các đại biểu được tính toán để bố trí chu đáo cả về ăn, nghỉ và phương tiện di chuyển trong quá trình tham gia Carnaval Hạ Long. Trong đó, các khách sạn trên địa bàn được bố trí phục vụ gồm: Novotel Hạ Long, Royal Lotus, Mường Thanh Hạ Long, Mường Thanh Quảng Ninh... Các đại biểu sẽ cùng dự tiệc chiêu đãi tại Khu du lịch Tuần Châu trước thời điểm diễn ra Carnaval Hạ Long. Để tạo thêm sự trang trọng cho việc đón tiếp các đại biểu, việc trang trí khánh tiết sẽ sử dụng nhiều băng rôn, banner, phướn thả để trang trí các khách sạn và trên các tuyến đường. Cùng với đó, nhiều phần việc cũng được phân công nhiệm vụ cụ thể, từ bố trí các nhân viên lễ tân, phân chia khu vực dành cho các đối tượng khách mời, văn nghệ đến kiểm tra VSATTP tại Tuần Châu, nơi tổ chức tiệc chiêu đãi…   

Tham gia cuộc họp, các đại biểu đã góp ý kiến bàn bạc thêm và thống nhất về nhiều vấn đề như: bố trí đội ngũ cán bộ, nhân viên phục vụ hợp lý, tổ chức tập huấn chu đáo; khu vực, phòng dành cho báo chí tác nghiệp; tính toán lượng phương tiện đón các đại biểu để tránh tắc đường; đảm bảo ATTP, vệ sinh phòng dịch và có phương án tối ưu cho các đội cứu thương; lối đi riêng cho các đại biểu; bố trí dự phòng lượng phòng nghỉ, tàu du lịch cho số khách phát sinh; kiểm soát tốt lượng giấy mời, tránh tình trạng giấy mời giả mạo; đảm bảo an ninh khu vực các trạm điện phục vụ lễ hội và cấm đường để thu hồi cáp điện sau khi các hoạt động lễ hội kết thúc…